Digitalisierung des Kostümfundus: Integration von RFID-Chips erzielt Transparenz der Ressourcen und Nachhaltigkeit für alle Gewerke im Mehrsparten-Theater.

Die Bühnen Halle sind ein Mehrspartenhaus, das in der traditionsreichen Kultur- und Kunststadt Halle ein vielfältiges Theater- und Konzertangebot bietet. Zu den fünf Sparten gehören Oper, Ballett, Staatskapelle, Schauspiel (neues theater und Thalia Theater) und Puppentheater. Mit rund 460 Mitarbeiter:innen zählen die Bühnen Halle zu den großen Mehrspartenhäusern Sachsen-Anhalts. Pro Saison werden in den Sparten in über 1.000 Vorstellungen mehr als 220.000 Besucher:innen erreicht.

Herausforderung: Die Bühnen Halle „spielen“ an fünf verschiedenen Standorten für ihr Publikum: Übersicht zum Kostümbestand ist kaum gegeben. 

Das Thema Nachhaltigkeit gewinnt auch in Kunst- und Kultureinrichtungen zunehmend an Bedeutung. Gerade in den darstellenden Künsten ist es wegen des hohen Materialbedarfs für Bühnen- und Kostümbild von hoher Relevanz. Da der Kostümbestand der Bühnen Halle an fünf verschiedenen Orten der Stadt gelagert und nicht systematisch katalogisiert ist, kann das Potenzial, bei neuen Produktionen zunächst auf Kostüme aus dem Fundus zurückzugreifen, (noch) nicht vollständig ausgeschöpft werden. Ausgehend davon wurde 2023 ein Konzept zur Digitalisierung des Kostümfundus entwickelt, welches sich aktuell in der Umsetzung befindet. 

Eine der größten technischen Herausforderung bestand darin, dass die bisherige Registrierung der Kostüme mittels wasch- und reinigungsbeständigen Chips mit laufenden Nummern durch RFID-Chips ersetzt werden müssen, da diese für den Austausch mit anderen Häusern erforderlich sind. Um eine passgenaue Lösung zu finden, waren Gespräche mit mehreren Anbietern nötig, was mit einem hohen organisatorischen Aufwand verbunden war. Auch die Anwendung des internationalen GS1-Standards stellte das Team in diesem Zusammenhang vor Herausforderungen, weil der bisherigen Nummerierung der Kleidungsstücke ergänzend eine Kennzeichnung vorangestellt werden musste, die diese eindeutig dem Fundus der Bühnen Halle zuordnet. Im nächsten Schritt musste dann ein aufwendiges Regelwerk entwickelt werden, welches ein Sortiersystem beinhaltet und beispielsweise den Ort der RFID-Chips innerhalb der Kleidungsstücke definiert und die Maße der Kostüme den zuvor festgelegten Konfektionsgrößen zuordnet. Dabei galt es insbesondere einen Weg zu finden, alle betroffenen Gewerke in den Prozess einzubinden.  

Zielsetzung: Kostüme lassen sich in gesteigertem Maße wiederverwenden, upcyclen und sind dafür gut auffindbar – im Ergebnis steigert es auch die Qualität und Nachhaltigkeit der Theater-Eigenproduktionen 

Eines der Hauptziele der Digitalisierung des Kostümfundus besteht darin, den Anteil wiederverwerteter Kostüme in den Eigenproduktionen der Bühnen Halle zu erhöhen und den Kostümfundus gleichzeitig anderen Häusern zugänglich zu machen. Außerdem sollen die Arbeitsprozesse der Kostümbildner:innen dahingehend optimiert werden, dass Kostüme leichter zu finden sind und die Vorauswahl der Kostüme digital stattfinden kann. Ein weiteres Ziel besteht darin, den Ausleihprozess zu systematisieren, um etwa unsortierte Kleidungsstücke unkompliziert zuordnen zu können oder um Verfügbarkeit, Verbleib und Rückgabedatum von Kostümen einsehen zu können. Nicht zuletzt eröffnet die Digitalisierung des Kostümfundus die Möglichkeit, perspektivisch eine Ausleihe von Kostümen an Privatpersonen anbieten zu können und dadurch die Fundus-Verwaltung mitzufinanzieren. 

Lösungsansatz: Mit RFID-Chips sind Kostüme registriert, die Theater-Gewerke Ankleidung, Kostüm-Fundus, Schneiderei oder auch die technische Leitung haben Durchblick dank der Daten 

Lisa Brzonkalla, Kostümdirektorin und Initiatorin des Projekts, und Gregor Kahre, der sich dem Projekt im Rahmen seines Freiwilliges Soziales Jahr verschrieben hat, haben im ersten Schritt Workshops entwickelt, um gemeinsam mit den Ankleider:innen, Gewandmeister:innen, Kostümmaler:innen, Scheider:innen und dem technischen Leiter der Bühnen Halle Strategien für die Registrierung zu entwerfen. Es folgten Gespräche mit dem Fraunhofer-Institut sowie mehreren Anbietern von Barcodes, RFID-Chips und Softwarelösungen, bis die eigentliche Registrierung der einzelnen Kleidungsstücke im Oktober 2023 beginnen konnte. 

Dafür wurde eigens ein kleines Fotostudio eingerichtet, in dem von jedem Kleidungsstück mindestens eine Ansicht angefertigt wird, bevor es mit einem RFDI-Chip ausgestattet und anschließend in einer in Excel programmierten Eingabemaske erfasst und verschlagwortet wird. Diese Informationen werden schließlich mittels des neuen, gemeinsam mit dem Softwareanbieter „theasoft“ entwickelten Zusatzmoduls in die Datenbank eingepflegt. 

Der Projektplan sieht eine Umsetzungsdauer von insgesamt drei Jahren vor. Geplant ist außerdem der Bau einer Leichtbauhalle, in der alle Kostüme der aktuell fünf über die Stadt verteilten Fundi zusammengeführt und in platzsparenden flexiblen Archivregalen aufbewahrt werden sollen. 

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