Digitale Bestellprozesse optimieren: Effizienter Warenfluss für dezentrale Verkaufsstrukturen

Dezentrale Verkaufsstandorte, schwankende Lieferantenangebote und sich täglich ändernde Bedarfe: Gerade in der Landwirtschaft und im Frischehandel führen ineffiziente Abläufe im Zusammenspiel zwischen Nachfrage, Warenverfügbarkeit und zeitnaher Lieferung schnell zu Engpässen oder Lebensmittelverlusten. Genau hier setzt unser neues Digitalisierungsprojekt mit einem landwirtschaftlichen Betrieb aus Wachtberg an. Gemeinsam mit dem Familienbetrieb wollen wir Bestellprozesse in einem dynamischen Wertschöpfungsnetzwerk effizient durch Digitalisierung verbessern und datenbasierte Entscheidungen ermöglichen. Die Ergebnisse sind dabei sowohl für dezentral organisierte Verkaufs- und Logistikstrukturen als auch für auch andere landwirtschaftliche Betriebe im Frischehandel interessant.

Herausforderung: Hochdynamische Warenflüsse zwischen Lieferanten und Verkaufsständen

Der Obstbaubetrieb Schneiders Obsthof kombiniert landwirtschaftliche Produktion mit dem Zukauf von Waren, um ein vielfältiges Angebot an dezentralen Verkaufsständen zu ermöglichen. Dieser Direktvertrieb ist flexibel und nah an den Kund:innen – verlangt aber eine besonders gut abgestimmte Steuerung der Warenströme. Das Unternehmen wird dadurch in der Bestallabwicklung vor einige Herausforderungen gestellt.

Auf der einen Seite existiert eine hohe Dynamik auf Lieferantenseite: Angebote und Preise ändern sich nahezu täglich und Bestellmengen werden uneinheitlich angegeben, was den Überblick erschwert und eine zeitaufwändige manuelle Prüfung erfordert. Auf der anderen Seite schwanken die Nachbestellungen der einzelnen Verkaufsstände stark. Hier müssen Mitarbeitende alle Informationsänderungen von Hand abstimmen und vergleichen, um die beste Bestellentscheidung zu treffen – das kostet Zeit und ist fehleranfällig. Zudem beruht die Bedarfsplanung an den Verkaufsständen vor allem auf Erfahrungswerten und individueller Einschätzung. Dies hat eine hohe Abweichung der tatsächlich benötigten Bestellmenge und damit Überbestellungen, Lebensmittelverlust und einen hohen administrativen Aufwand zur Folge. Einflussfaktoren wie Wetter, Feiertage oder lokale Veranstaltungen werden dabei nur unzureichend berücksichtigt – obwohl sie die Nachfrage maßgeblich beeinflussen.

Gleichzeitig stößt das vorhandene Warenwirtschaftssystem an seine Grenzen. Eigens programmierte Behelfslösungen unterstützen nur einzelne Teilprozesse und sind weder automatisiert noch langfristig tragfähig. Dazu fehlen datengestützte Empfehlungen, die eine vorausschauende und bedarfsgerechte Warenverteilung sicherstellen und die Anbindung der verschiedenen Akteure entlang der Wertschöpfungskette verbessern können.

Lösung: Datenbasiert planen, vernetzt entscheiden

Gemeinsam mit dem Obsthof, den Lieferanten sowie den Verantwortlichen der Verkaufsstände entwickelt das Mittelstand-Digital Zentrum WertNetzWerke ein Konzept zur nachhaltigen Optimierung der Bestellprozesse innerhalb des Wertschöpfungsnetzwerks. Ziel ist es, ein Digitalisierungskonzept zu erarbeiten, welches eine vorausschauende, bedarfsgerechte und mit Partnern vernetzte Bestellabwicklung ermöglicht.

Dies beinhaltet sowohl die Entwicklung datenbasierter Entscheidungshilfen für optimierte Bestellmengen durch die Verkaufsstände als auch einen besseren Datenaustausch zwischen den Lieferanten und dem Unternehmen. Dazu werden der bestehende Bestellprozess sowie relevante Warenflüsse zunächst analysiert, um Engpässe genau zu identifizieren. Aufbauend auf bestehenden Systemen werden mögliche Schnittstellen für eine Integration der neuen Lösung definiert, um eine optimierte und automatisierte Bestellabwicklung innerhalb des Wertschöpfungsnetzwerks umzusetzen. Externe Faktoren wie Wetterprognosen, saisonale Ereignisse oder regionale Besonderheiten sollen dabei im System berücksichtigt werden. Am Ende sollen durch die Erprobung erster Lösungen im Alltag Prozesse vereinfacht, Lebensmittelverluste vermieden und Engpässe reduziert werden.

Projektpartnerin gespannt auf effiziente Datenflüsse im Wertschöpfungsnetzwerk

„Durch das Digitalisierungsprojekt mit dem Mittelstand-Digital Zentrum WertNetzWerke erhoffe ich mir, dass wir die Herausforderungen in unseren Bestellprozessen nachhaltig lösen und einen reibungslosen Ablauf schaffen. Besonders wichtig ist uns, einen effizienten Datenfluss sowohl zu unseren Lieferanten als auch zu den Verantwortlichen der Verkaufsstände zu ermöglichen. Wir freuen uns, dieses Projekt als wertvollen Impuls auch für andere landwirtschaftliche Betriebe weitergeben zu können.“
– Friederike Greve, Schneiders Obsthof

Zeitplan

Laufzeit des Digitalisierungsprojekts: Q2/2025 - Q3/2025