Agilität in der Praxis: Handlungsempfehlungen für Unternehmen im Mittelstand

In diesem Beitrag betrachten wir, wie kleine und mittlere Unternehmen (KMU) durch agiles Management ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern können.

Was ist Agilität?

Agilität ist nicht einheitlich definiert und wird je nach Kontext unterschiedlich beschrieben, ohne dass sich diese Definitionen widersprechen. Grundsätzlich versteht man unter Agilität die Fähigkeit, sich schnell und flexibel an neue Gegebenheiten anzupassen. Im Unternehmenskontext umfasst das sowohl erwartete Veränderungen wie zum Beispiel Gesetzesänderungen, als auch unerwartete Ereignisse, wie etwa spontane Ausfälle von Maschinen, Lieferungen oder Personal. Agilität besteht dabei aus zwei Teilen: Einerseits Veränderungen rechtzeitig zu erkennen und andererseits angemessen auf diese zu reagieren. Dabei handelt es sich nicht nur um ein organisatorisches Konzept, sondern um eine strategische Notwendigkeit in einer sich ständig wandelnden Marktlandschaft.

Agilität an sich hat seine Bedeutung aus der Softwareentwicklung heraus entwickelt. Dabei spielt das „[Agile Manifest]“ eine besondere Rolle. Zu den bekanntesten agilen Methoden zählen Scrum, Sprints und Kanban, die auch im modernen Projekt- und Produktionsmanagement Einzug gefunden haben. Da diese Methoden bereits gut beleuchtet sind , soll jedoch dieser Blogbeitrag betrachten, wie auch über andere Wege Agilität erreich werden kann.

Organisatorische Agilität: Risiko-, Qualitäts- und Wissensmanagement

Agilität kann bereits durch die Organisationsform und das Management gefördert und gefordert werden. Im Folgenden betrachten wir dies am Beispiel von Risiko-, Qualitäts- und Wissensmanagement:

Risikomanagement

Risikomanagement zielt darauf ab, mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen und zu vermeiden. Diese Probleme sind oft unvorhergesehene Veränderungen. Indem sich ein Unternehmen der potenziellen Risiken bewusst wird, können unerwartete Veränderungen vorhersehbar gemacht werden. Maßnahmen zur Vermeidung und zum Umgang mit Risiken können so geplant werden. Risikomanagement kann daher als organisierte Agilität verstanden werden: Risiken sollten erwartet und entsprechende Maßnahmen vorbereitet werden. Dabei geht es nicht nur darum, Risiken zu vermeiden, sondern auch Chancen zu erkennen und zu nutzen.

Ein Beispiel, das alle Unternehmen – KMU jedoch besonders stark – treffen kann, ist der krankheits- und unfallbedingte Ausfall von Mitarbeitenden. Sich bewusst zu sein, dass jede Person im Unternehmen unerwartet ausfallen könnte, birgt das Risiko, dass Arbeit liegend bleibt. Ausfall zu erwarten und z. B. dementsprechende Vertretungen vorauszuplanen, macht Sie agiler für den Ernstfall.

Qualitätsmanagement

Im Qualitätsmanagement stehen die Anforderungen von Kunden und anderen wichtigen Interessengruppen an die eigenen Produkte und Dienstleistungen im Mittelpunkt. Da sich Anforderungen ändern können, müssen Maßnahmen ergriffen werden, um solche Veränderungen frühzeitig zu erkennen und angemessen zu behandeln. Neben der Erwartung im Qualitätsmanagement, dass sich Anforderungen jederzeit ändern können, fordert es vom Unternehmen selbst eine stetige Veränderung: Den kontinuierlichen Verbesserungsprozess.

Beispiel sind hier Einzelanfertigungen mit langer Herstellungsphase, wie der Hausbau. Viele KMU, z. B. die Gewerke, arbeiten am Haus, um Menschen den Traum vom Eigenheim zu ermöglichen. Ihre Wünsche können sich ändern, wenn sie das reale Haus entstehen sehen. Um Probleme zu vermeiden und letztendlich das Traumhaus zu schaffen, sollte ein regelmäßiger Austausch mit allen Beteiligten und vor allem den Bauherren durchgeführt werden.

Wissensmanagement

Auch das Wissensmanagement auf der Annahme, dass Wissen sich ständig verändert. Neues Wissen entsteht, altes Wissen wird vergessen, und die Träger dieses Wissens – die Mitarbeitenden – kommen und gehen. Ein wichtiger Punkt zu Agilität ergibt sich aus der Definition von Wissen: Wissen ist Information, die zum Handeln befähigt. Um also in einem sich verändernden Umfeld handlungsfähig zu bleiben, benötigt man nicht nur aktuelles Wissen über den Status quo, sondern auch Wissen über kommende sowie mögliche Veränderungen. Hinzu kommt Wissen über Verfahren und Methoden, die helfen, Veränderungen frühzeitig zu erkennen und angemessen darauf zu reagieren. Agilität erfordert daher auch die Fähigkeit, dieses methodische Wissen zu entwickeln und zu nutzen, um flexibel und effektiv auf Veränderungen zu reagieren.

Agilität im Wertschöpfungsnetzwerk

Mit der Anforderung „agil“ zu sein, stehen Sie nicht allein da. Es betrifft genauso Ihre Lieferanten, Geschäftskunden, Nachbarn und Ihre Branche. Sich mit diesen (und weiteren) Unternehmen zu vernetzen, bringt Ihnen einen großen Schatz an Wissen und Erfahrung. Mögliche Schwankungen im Rohstoffangebot (Stichwort Risiko), neue Trends bei den Endkunden (Stichwort Qualität), Expansionspläne von Konkurrenten und vieles mehr sind Veränderungen, die manchmal durch das direkte Gespräch schneller aufgedeckt werden können, als durch das Studium von Zeitungen und Internetportalen.

Zudem hilft Ihnen ein gut ausgebautes, partnerschaftliches Netzwerk dabei, Veränderungen besser anzugehen. Sei es eine neue gemeinsame Strategie zur Kreislaufwirtschaft und Nachhaltigkeit, die Schaffung eines regionalen Clusters zur Stärkung von Region und Branche oder die Einführung digitaler Standards zur Effizienzsteigerung. All dies schaffen Sie nicht alleine, sondern nur gemeinsam mit Ihren Partnern.

An diesen Beispielen zeigt sich zudem, dass Agilität und Zusammenarbeit die Widerstandsfähigkeit Ihres Unternehmens, die sogenannte Resilienz, steigern kann. Möchten Sie mehr zu Resilienz wissen?

Dann lesen Sie auch unseren passenden Blogbeitrag zu Stärkung ihrer Resilienz durch Digitalisierung: https://www.mittelstand-digital-wertnetzwerke.de/blog/die-staerkung-der-resilienz-von-kmu-durch-digitalisierung/

Handlungsempfehlungen

Nun stellt sich die Frage, wie man das eigene Unternehmen agiler gestalten kann.

Tipp 1 | Nutzen, was da ist

Überlegen Sie, wo Sie bereits aktiv Veränderungen beobachten und behandeln. Können Sie das ausweiten oder auf andere Bereiche übertragen? Betreiben Sie eventuell eines der vielen Management-Systeme und leben dort schon eine gewisse Agilität, ohne es zu wissen? Hat Ihre Software Komponenten, die Ihnen Veränderungen aufzeigen können? Wenn ja, dann haben Sie etwas, das Sie bereits kennen und auf dem Sie gut aufbauen können. Das spart Ressourcen, Zeit und Nerven. Nutzen Sie auch das Wissen und Erfahrung Ihrer Mitarbeitenden, die sich vielleicht schon sehr gut mit dem Thema auskennen.

Tipp 2 | Priorisieren

Überlegen Sie, welche Bereiche Ihres Unternehmens besonders von Veränderungen betroffen sind (entweder durch Häufigkeit oder Intensität). Hier lohnt es sich eventuell agiler zu werden. Oder gibt es Bereiche, in denen Sie agile Methoden einfach und ohne großen Aufwand ausprobieren können? Dort könnte der Einstieg in das Thema leichter fallen und mit kleinen Erfolgen gestartet werden. Priorisieren Sie also einen Bereich Ihres Unternehmens, um Überforderung zu vermeiden.

Tipp 3 | Austausch

Sie müssen nicht alles allein machen oder das Rad neu erfinden. Tauschen Sie sich aus, nutzen Sie Wissen und Erfahrung anderer Unternehmen. Schauen Sie, welche Angebote es in Ihrer Region gibt und vernetzen Sie sich. Ob Unternehmerstammtische, themenspezifische Netzwerkveranstaltungen oder Workshops: Es gibt viele verschiedene Angebotsarten und auch Anbieter, wie beispielsweise regionale Wirtschaftsförderungen, Kammern, Branchenverbände oder Mittelstand-Digital Zentren.

https://agilemanifesto.org/iso/de/manifesto.html

https://www.zentrum-ilmenau.digital/agiles-projektmanagement-was-ist-scrum/

Copyright: Carsten Deckert