Unternehmerische Effizienzsteigerung: durch Robotic Process Automation und KI gemeinsam neue Möglichkeiten

Effizienzsteigerung für KMU: Wie RPA und KI gemeinsam neue Möglichkeiten schaffen

Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) stehen heutzutage vor der Herausforderung, mit begrenzten Ressourcen und Budgets wettbewerbsfähig zu bleiben. Hier kommen zwei technologische Entwicklungen ins Spiel, die das Potenzial haben, diese Herausforderungen zu meistern: Robotic Process Automation (RPA) und Künstliche Intelligenz (KI). Die Kombination dieser beiden Technologien bietet mittelständischen Unternehmen eine leistungsstarke Möglichkeit, Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Doch warum genau ist diese Kombination so vorteilhaft?

Robotic Process Automation (RPA): Effizienz durch Automatisierung

RPA, kurz für Robotic Process Automation, ermöglicht die Automatisierung wiederkehrender, regelbasierter Prozesse in einem Unternehmen. Diese Technologie nutzt Software-Roboter („Bots“), um Aufgaben zu erledigen, die sonst von menschlichen Mitarbeitenden ausgeführt werden müssten. Dazu gehören z. B. das Auslesen und Bearbeiten von Daten, das Versenden von E-Mails oder das Erstellen von Berichten. Ein entscheidender Vorteil von RPA ist, dass es bestehende IT-Infrastrukturen nicht verändert. Die „Bots“ agieren wie ein digitaler Mitarbeitender, der die vorhandenen Anwendungen bedient. Das macht die Implementierung schnell und unkompliziert, ohne umfangreiche IT-Umstellungen vornehmen zu müssen.

KI: Intelligenz und Flexibilität

Während RPA auf klar definierte Prozesse angewiesen ist, bringt KI eine neue Ebene der Flexibilität und Anpassungsfähigkeit ins Spiel. Künstliche Intelligenz kann auf Grundlage von Daten lernen und sich an veränderte Bedingungen anpassen. Dies ist besonders wertvoll in Bereichen, die nicht strikt durch festgelegte Regeln gesteuert werden können. KI kann beispielsweise zur Analyse großer Datenmengen, zur Verbesserung der Kundeninteraktion durch Chatbots oder zur Erkennung und Verarbeitung von Rechnungen eingesetzt werden.

Gemeinsamkeiten und Unterschiede von RPA und Künstliche Intelligenz (KI)

Obwohl RPA und KI oft zusammen verwendet werden, um Unternehmensprozesse zu optimieren, gibt es klare Gemeinsamkeiten und Unterschiede zwischen den beiden Technologien:

Gemeinsamkeiten

- Automatisierung: Sowohl RPA als auch KI zielen darauf ab, menschliche Arbeit durch Automatisierung zu übernehmen oder zu unterstützen. Sie tragen dazu bei, Prozesse zu beschleunigen und zu vereinfachen.

- Abhängigkeit von digitalen Daten und Systemen: Beide Technologien benötigen eine stabile digitale Infrastruktur und sind auf digitale Daten angewiesen, um effektiv zu funktionieren.

- Prozessoptimierung: Sowohl RPA als auch KI werden eingesetzt, um Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten, was zu Kosteneinsparungen und verbesserter Servicequalität führt.

Unterschiede

- Prozessabhängigkeit: RPA arbeitet mit klar definierten Prozessen, bei denen der Input und der Output genau bekannt sind. Im Gegensatz dazu kann KI auch mit unbekannten oder unstrukturierten Prozessen umgehen, da sie in der Lage ist, Muster zu erkennen und sich anzupassen.

- Arbeitsweise: RPA-Bots werden programmiert, um spezifische Aufgaben auszuführen, wie das Klicken auf Buttons oder das Ausfüllen von Formularen. KI hingegen wird „angelernt“ und nutzt Machine Learning, um Entscheidungen zu treffen und sich an neue Daten anzupassen.

- Ergebnisse: RPA liefert klare, vorhersehbare Ergebnisse, da es auf festen Regeln basiert. KI hingegen kann „unsichere“ Ergebnisse liefern, die auf Wahrscheinlichkeiten basieren und nicht immer eindeutig erklärbar sind. 

Die Symbiose von RPA und KI

Die Kombination von RPA und KI bietet dem Mittelstand die Möglichkeit, das Beste aus beiden Welten zu nutzen. RPA sorgt für die effiziente und fehlerfreie Abwicklung standardisierter Prozesse, während KI dort eingreift, wo Flexibilität und Lernfähigkeit gefragt sind. Ein Beispiel hierfür ist die Rechnungsverarbeitung: KI erkennt und extrahiert die relevanten Daten aus den Rechnungen, während RPA die Daten in das entsprechende Buchungssystem überträgt und den Buchungsvorgang automatisiert durchführt.

Zwei praxisnahe Beispiele für die Kombination von RPA und KI

1. Automatisierte Bearbeitung von Kundenanfragen

Ein mittelständisches Unternehmen erhält täglich eine Vielzahl von Kundenanfragen per E-Mail. Künstliche Intelligenz kann eingesetzt werden, um diese Anfragen automatisch zu analysieren und zu kategorisieren. Die KI erkennt anhand der E-Mail-Inhalte, um welche Art von Anfrage es sich handelt (z. B. eine Reklamation, eine Produktanfrage oder eine technische Unterstützung). Anschließend wird RPA genutzt, um die Anfragen automatisch an die zuständigen Abteilungen weiterzuleiten und Standardantworten zu generieren. Dadurch werden Bearbeitungszeiten erheblich reduziert und die Mitarbeitenden können sich auf komplexere Anfragen konzentrieren.

2. Intelligente Dokumentenverarbeitung

Jedes KMU verarbeitet so gut wie täglich eingehenden Dokumenten, wie Verträgen oder Lieferscheinen oder die bereits erwähnten Rechnungen. KI kann eingesetzt werden, um wichtige Informationen aus den Dokumenten zu extrahieren, beispielsweise Namen, Daten, Positionen oder Vertragsbedingungen. Diese Informationen werden dann von RPA genutzt, um sie in entsprechende Systeme einzugeben, Dateien zu erstellen oder die Daten für weitere Prozesse aufzubereiten. So kann das Unternehmen nicht nur die Dokumentenverarbeitung beschleunigen, sondern auch die Genauigkeit verbessern und Fehler reduzieren.

Vorteile für Unternehmen im Mittelstand

Die Vorteile dieser Kombination für mittelständische Unternehmer:innen sind vielfältig:

• Kostenreduktion: Durch die Automatisierung können Unternehmen ihre Betriebskosten erheblich senken, da manuelle, zeitintensive Aufgaben entfallen.
• Fehlerreduktion: RPA arbeitet präzise und konsistent, was zu einer geringeren Fehlerquote und somit zu einer höheren Qualität der ausgeführten Prozesse führt. KI wiederum kann lernen, mögliche Fehler zu erkennen und frühzeitig auf diese hinweisen.
• Skalierbarkeit: Beide Technologien lassen sich flexibel skalieren, sodass mittelständische Unternehmen je nach Wachstum und Bedarf zusätzliche Automatisierungslösungen implementieren können.
• Verbesserte Kundenbetreuung: KI-basierte Chatbots bieten Kunden rund um die Uhr Unterstützung, während RPA im Hintergrund Bestellungen und Anfragen verarbeitet.

Schlussfolgerung

Die Kombination von RPA und KI stellt eine zukunftsweisende Technologie für kleine und mittelständische Unternehmen dar, die den Spagat zwischen Effizienzsteigerung und Anpassungsfähigkeit meistert. Unternehmen, die diese Technologien nutzen, können nicht nur ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern, sondern auch ihre internen Prozesse optimieren und eine bessere Servicequalität bieten. Gerade in einer Zeit, in der Flexibilität und Geschwindigkeit entscheidend sind, können RPA und KI der Schlüssel zu nachhaltigem Erfolg sein.

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Sollten Sie weitere Fragen haben, beispielsweise zur Implementierung von RPA und KI in Ihrem Unternehmen haben, kommen Sie gerne auf unser Team vom Mittelstand-Digital Zentrum WertNetzWerke zu.