WebEDI: Einfach in den elektronischen Datenaustausch einsteigen

WebEDI, was ist das?

Bei der Umsetzung eines Projektes zur Einführung des Elektronischen Datenaustauschs (EDI) ist neben der richtigen Software auch die Wahl des passenden Übertragungsverfahrens entscheidend. Kleine und mittlere Unternehmen verfügen oft über keine EDI-Infrastruktur. Um dennoch eine Anbindung per EDI an andere Handelspartner zu ermöglichen, kann WebEDI eingesetzt werden

Türöffner für kleine und mittlere Unternehmen

Mit WebEDI steht eine internetbasierte Lösung zur Verfügung, die bei relativ geringem Aufwand erhebliche Einsparungen ermöglicht. WebEDI eröffnet insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen mit geringem Belegvolumen die Chance, ihre Bestell-, Liefer- und Rechnungsprozesse mittels elektronischen Datenaustauschs einfacher und kostengünstiger zu gestalten. Die Zusammenarbeit zwischen Lieferant und Kunde wird standardisiert, die Auftragsvergabe, Auftragssteuerung und Weiterverarbeitung nachhaltig optimiert.

Von WebEDI profitieren insbesondere Unternehmen, für die sich die Anschaffung eines voll integrierten EDI-Systems nicht lohnt. Auf der anderen Seite können sich Unternehmen mit eigener EDI-Plattform über WebEDI auch mit Partnern elektronisch vernetzen, die keine entsprechende Software besitzen. Das KMU benötigt lediglich einen Computer mit Internetzugang und Browser. Es sind keine weiteren Investitionen notwendig. Die webbasierte EDI-Anbindung wird von Standardisierungsorganisationen in enger Zusammenarbeit mit Anwendern aus der Wirtschaft entwickelt. Sie berücksichtigt im Gegensatz zu anderen Konzepten sowohl die Ziele und Anforderungen des Unternehmens als auch die Prüfung der technischen Machbarkeit sowie die konsequente Umsetzung der Standardisierungsvorgaben.  

WebEDI vs. klassisches EDI

Für die Entscheidung, ob klassisches EDI oder WebEDI für das jeweilige Unternehmen in Frage kommt, ist das Belegvolumen die entscheidende Größe. Es gilt:

• Je größer das Belegvolumen, desto lohnenswerter ist es EDI zu nutzen.
• Je niedriger das Belegvolumen, desto lohnenswerter ist es WebEDI zu nutzen.

Obwohl WebEDI mit geringen Einstiegskosten im Vergleich mit klassischem EDI aufwartet, erhöhen sich die Kosten durch den manuellen Aufwand rasch. Daher ist im Vorfeld eine Analyse ratsam, bis zu welchem Belegvolumen die höheren Einstiegskosten des klassischen EDI durch die Kosten des manuellen Aufwands kompensiert werden.

Das Turnaround-Verfahren

Mit Hilfe innovativer und anwenderfreundlicher Mechanismen wie dem „Turnaround-Verfahren“ kann der manuelle Eingabeaufwand auf Seiten der WebEDI-Anwender deutlich reduziert und zugleich die Datenkonsistenz signifikant verbessert werden. Beim Turnaround-Verfahren stellt der WebEDI-Betreiber dem KMU beispielsweise eine Bestellung auf seinem Internetserver zur Verfügung. Das KMU wird z. B. über eine E-Mail oder SMS benachrichtigt, dass eine Bestellung für vorliegt und wählt sich daraufhin über das Internet in das WebEDI-System ein. Auf dem Server kann die Bestellung eingesehen und bearbeitet werden. Eine spezielle Funktionalität innerhalb des WebEDI-Systems ermöglicht die automatische Generierung eines Lieferavis.

Nutzenpotenziale aus Sicht des Betreibers

• Kostenreduktion und Zeitersparnis für die Abwicklung der Geschäftsvorfälle, da manuelle Belegerfassung entfällt
• Reduzierung der Fehlerquoten und Senkung der Fehlerfolgekosten
• Steigerung der Kundenzufriedenheit
• Beschleunigung der Durchlaufzeiten
• Automatisierung und Optimierung der Geschäftsprozesse
• Durch hohe Verfügbarkeit des Internets zusätzliche Erschließung von Kundenkreisen (insbesondere KMU), die ohne dieses kostengünstige Kommunikationsmedium nicht erreicht werden können.

Nutzenpotenziale aus Sicht des KMU

• Nur minimale Ausrüstung (PC, Internetzugang) erforderlich, um Geschäftsprozesse schnell und einfach abzuwickeln
• Kein Implementierungs- und Abstimmungsaufwand
• Formale Prüfung der Angaben erfolgt auf dem Webserver des WebEDI-Betreibers
• In der Regel kostenfreier Zugang zu den WebEDI-Systemen
• Down-/Upload von Informationen im ASCII- und XML-Format möglich
• Möglicher Wegfall doppelter Datenerfassung in Inhouse-Systemen durch Programmierung entsprechender Schnittstellen