Enterprise Resource Planning (ERP)

Unternehmen wachsen mit der Zeit, werden größer und die Vorgänge komplexer. Plötzlich erhält man am Tag bis zu 30 Pakete, hat nicht mehr das beliebteste Produkt im Lager oder muss Stunden mit der Erstellung von Rechnungen und Bestellungen verbringen, die man alleine nicht mehr Überblicken kann. Ein ERP-System entlastet die Mitarbeiter beim Tagesgeschäfts und hilft, den Überblick über alle Prozesse und Abläufe im Unternehmen zu behalten.

Und was genau ist ERP?

ERP steht für Enterprise-Ressource-Planning und ist eine betriebswirtschaftliche Softwarelösung, mit der Unternehmen sämtliche Ressourcen, wie beispielsweise Personal, Finanzen, Material oder Geschäftsprozesse planen, steuern, kontrollieren und zentral verwalten können, wodurch Ressourcen rechtzeitig zur Verfügung stehen. Tägliche Aufgaben werden durch technische Standardisierung wie bspw. automatisierte Lohnabrechnung oder Dokumentation erleichtert. Somit ist ein ERP-System eine Kommunikationsschnittstelle zwischen allen Systemen im Unternehmen, die in jeder Branche und jedem Unternehmensbereich, von der Forschung über den Außendienst bis hin zur Logistik, Anwendung findet.

Das Besondere an ERP für KMU

Eines der Hauptmerkmale eines ERP-Systems bildet zugleich auch eine Besonderheit für KMU: der modulare Aufbau. Dieser ermöglicht es, ein ERP-System nach und nach mit Modulen zu erweitern und gemeinsam mit dem KMU wachsen zu lassen. Teilsysteme (Module) wie ein Customer-Relationship-Management-System (CRM) oder Warenwirtschaftssystem (WaWi) werden in einer zentralen Datenbank zusammengeführt, vernetzt und in einer Übersicht über alle Prozesse und Projekte gebündelt. Inkonsistenzen, doppelter Erfassungsaufwand und Fehlerquellen werden somit vermieden. Daten liegen einheitlich und vollständig vor und verbessern den Informationsfluss, die Kommunikation sowie die Transparenz im Unternehmen. So kann jeder Mitarbeiter ortsunabhängig und jederzeit Echtzeitdaten zu Aufträgen, Lieferungen oder Produktion abrufen – Grundlage für Just-in-Time-Lieferungen. Bereichsübergreifende Auswertungen (Business Intelligence Auswertungen) sind ebenso möglich.  Die Übersicht ermöglicht auch bessere Planungen und Controlling von Projekten, optimierte Lagerverwaltung, eine bessere Ressourcenplanung und reduziert den Verwaltungs- sowie Suchaufwand.

Eine Voraussetzung für Industrie 4.0

Die meisten Industrie 4.0-Anwendungen benötigen als Basis einen abteilungsübergreifenden Datenaustausch im Unternehmen. Ein ERP-System schafft diese moderne IT-Infrastruktur und vernetzt z.B. im Produktionsbereich Maschinen, Anlagen und Werkzeuge. ERP ist das nötige Gehirn, um Industrie 4.0 und die dazugehörigen einzelnen Schritte erfolgreich umzusetzen. Durch die Übersicht eröffnen sich neue Digitalisierungs- und Optimierungspotenziale im Unternehmen.

5 Anzeichen, dass ein ERP-System im Unternehmen notwendig ist:

1.Prozesse werden mit verschiedenen Anwendungen unterstützt (Insellösungen)

Unterschiedliche Front- und Backend-Systeme werden genutzt. Jede Abteilung arbeitet mit einer eigenen Systemlösung, wodurch keine genauen Daten zur Verfügung stehen und diese manuell in andere Systeme eingetragen werden müssen. Die komplexe IT-Infrastruktur erfordert viel Zeit, Personal und Geld für Wartungen, Integrationen und Anpassungen.

2. Aufwendige und zeitintensive Buchführung

Daten wie Kundenaufträge, Lieferdaten oder Finanzen werden stundenlang manuell erfasst und zusammengetragen. Die Buchführung weist meistens die ersten Anzeichen für die Notwendigkeit einer ERP-System-Einführung auf.

3. Zeitraubende Suche nach Unternehmensinformationen

Informationen wie Umsatzmarge, Leistungskennzahlen, Umsätze im laufenden Jahr oder Bestellungen pro Tag sind nicht griffbereit zur Stelle, sondern müssen erst gesucht oder erfragt werden.

4. Kundenerlebnis beeinträchtigt

Vertriebs-, Bestands-, Kundendaten und Marketing werden separat gehalten und ermöglichen keinen Datenaustausch oder Analysen. Zuverlässigen Aussagen für Kunden zur Auftragserfüllung oder ob noch genügend Material für das beliebteste Produkt vorhanden ist, können nicht gegeben werden.

5. Unternehmenswachstum stagniert

Interne Leistungen sind vollständig ausgelastet und verhindern ein weiteres Wachsen. Ein ERP-System kann die Effizienz im Unternehmen steigern.

Praxisbeispiel:

Das Kompetenzzentrum eStandards konnte bereits in einigen Praxisprojekten Unternehmen bei der Entscheidung, ob sich ein ERP-System lohnt und welche Anforderungen es erfüllen muss, unterstützen, so auch die rossbach-wojtun GmbH & Co. KG.

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