Elektronische Rechnung / E-Rechnung

Strukturierte Daten statt manueller Erfassung

Die E-Rechnung ist mehr als eine digital versendete Rechnung. Durch strukturierte, maschinenlesbare Daten können Rechnungsinformationen automatisiert verarbeitet und direkt in Buchhaltungs- oder ERP-Systeme übernommen werden. Das kann manuelle Arbeitsschritte reduzieren und Rechnungsprozesse effizienter gestalten. Die Einführung der verpflichtenden E-Rechnung soll entsprechend auch die Digitalisierung der deutschen Wirtschaft vorantreiben.

Für Unternehmen gewinnt das Thema zusätzlich an Bedeutung, denn die E-Rechnung wird in Deutschland schrittweise zum Standard im B2B-Bereich.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und dadurch eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine einfache PDF-Datei erfüllt diese Anforderung nicht.

Das strukturierte Format muss grundsätzlich der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Möglich sind außerdem zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbarte Formate, wenn sich die umsatzsteuerlich erforderlichen Angaben richtig und vollständig in ein der EN 16931 entsprechendes oder interoperables Format extrahieren lassen.

Ab 1. Januar 2027: Sendepflicht für E-Rechnungen

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Jetzt folgt der nächste Schritt: Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen auch selbst E-Rechnungen versenden. Das gilt für Rechnungen an andere Unternehmen im Inland. Papier- und einfache PDF-Rechnungen sind dann bis auf wenige Ausnahmen nicht mehr zulässig.

Das betrifft zunächst Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro im Vorjahr. Kleinere Unternehmen haben ein Jahr länger Zeit: Für sie gilt die Pflicht ab dem 1. Januar 2028. Ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise. Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können.

Auch für Unternehmen, die erst 2028 senden müssen, ändert sich schon 2027 einiges. Viele ihrer Lieferanten stellen dann auf E-Rechnungen um, und größere Kunden fordern sie oft schon früher ein. Die verbleibende Zeit ist knapp: Software auswählen, Prozesse anpassen, testen und sich mit den Geschäftspartnern abstimmen braucht Vorlauf.

Für den Übertragungsweg gibt es keine Vorgaben. Möglich sind E-Mail, Downloadportal, Übertragungsnetzwerke oder Punkt-zu-Punkt-Verbindungen.

Was bedeutet die E-Rechnungspflicht für EDI?

Auch etablierte EDI-Verfahren können weiterhin für elektronische Rechnungen genutzt werden. Entscheidend ist, dass das eingesetzte Format den gesetzlichen Anforderungen entspricht und die erforderlichen Rechnungsinformationen strukturiert und ohne Informationsverlust verarbeitet werden können.

EDI-Verfahren, die diese Kriterien noch nicht erfüllen, dürfen mit Zustimmung des Empfängers bis Ende 2027 weiter genutzt werden. Ab dem 1. Januar 2028 müssen auch EDI-Rechnungen den Vorgaben an eine E-Rechnung entsprechen.

Unternehmen, die EDI bereits einsetzen, sollten daher ihre bestehenden Rechnungsprozesse und Datenstrukturen prüfen.

Welche Formate können Unternehmen nutzen?

Neben geeigneten EDI-Verfahren stehen Unternehmen verschiedene strukturierte Rechnungsformate zur Verfügung. Verbreitete Beispiele sind XRechnung und ZUGFeRD.

ZUGFeRD ist ein hybrides Format: Es enthält strukturierte Rechnungsdaten für die automatisierte Weiterverarbeitung und zusätzlich eine lesbare PDF-Darstellung.

Welches Format für ein Unternehmen geeignet ist, hängt unter anderem von den eigenen Prozessen, den eingesetzten IT-Systemen und den Anforderungen der jeweiligen Geschäftspartner ab.

E-Rechnung als Chance zur Digitalisierung nutzen

Die neuen Vorgaben betreffen nicht nur die technische Umstellung eines Rechnungsformats. Unternehmen können die Einführung der E-Rechnung zum Anlass nehmen, ihre gesamten Rechnungsprozesse zu überprüfen und stärker zu digitalisieren.

Gerade für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) lohnt es sich daher, Empfang, Verarbeitung und Versand von Rechnungen gemeinsam zu betrachten und frühzeitig zu prüfen, wo bestehende Prozesse angepasst werden müssen.

Quelle: www.gs1-germany.de/branchen-themen/edi-elektronischer-datenaustausch/e-rechnung/